Bostadsrättsföreningen Ekoxen, 769604-8953, Stockholm

Etikett: flöden

Nytt fakturaflöde (uppdaterad)

Edit: Idag kom Stockholm Vatten in också. Så nu är de flesta av våra stora och mest frekventa leverantörer i det elektroniska flödet.
…och nu även Stockholms Hiss- & Elteknik.
…och nu även Entema.

För en tid sedan implementerade vi ett nytt fakturaflöde. Detta innebär att alla fakturor mailas till oss. Och sedan automatiskt skickas vidare till inläsning och våra attest och betalningsflöden. Förutom sådana där triviala funktioner som besparingar på miljön, hoppas vi att det ökar snabbheten, och läsbarheten, samt att vi blir mer digitala och vidare även mer lättrörliga som köpare av tjänster. Givetvis också tydligare processer.

Följande är flyttade till det digitala flödet:

  • Fastighetsägarna
  • Maries puts och städ
  • Comhem
  • Ellevio (elbolaget)
  • Stockholm Vatten (Vatten) (per 2016-05-23)
  • Stockholm Vatten (Sophämtning) (per 2016-05-23)
  • Stockholms Hiss- & Elteknik (per 2016-05-23)
  • Entema (per 2016-05-25)

De som inte är där är bland annat Ownit. Dessutom märker vi en viss oerfarenhet bland mindre, icke lika frekvent återkommande leverantörer. De skickar ibland word-filer, eller dåligt inskannade pdf:er.

Detta svar får man för närvarande när man mailar på våra faktura-adress.

Autsvar faktura_brfekoxen_com

Föreningens informationsflöde

Vi har förändrat vårt informationsflöde en del de senaste 2 åren. Först var det nyhetsbladet, innan jag kom in i styrelsen. Sen kom hemsidan, då jag tyckte det var Nyheter på hemsidanför lite av det vi gör (och inte gör) som kommer medlemmarna tillhanda. Digitalt är lätt och mer och mer går dit. Hemsidan var naturlig. Även saknade jag möjligheten att trycka kort information, när vi får in något att vi är medvetna om det. Typ lampor som är trasiga, elavbrott etc.

  • Liten nyhet: Hemsidan >> En rad på “Nyheter” i trappuppgången.
  • Stor nyhet: Hemsidan >> Litet stycke på “Nyheter” i trappuppgången.
  • Informationsnotis: 140 tecken på twitter >> syns automatiskt på hemsidan. *

Då alla inte har internet eller surfar så finns “Nyheter” i trappuppgången. Dessa skall alltså ge alla grundläggande essentiell information. Behöver man mer, går det alltid att fråga en annan medlem och be dem visa informationen.

Vad är stor och liten? Handlar nog mera om tycke och smak. Man läser oftast inte information, enligt min egna åsikt. En rad kan vara tillräcklig. Är det mer information, så kanske 3 rader krävs. Då blir det en stor nyhet. Och mer, djupare information finns på hemsidan. Där det finns oändligt utrymme .

Processen spar papper, toner, tid, kraft och ger mer information till våra medlemmar tror och hoppas jag.

Dialog saknas

Dock saknas mer av dialog, främst mellan medlemmar. Kommentarer på hemsidan hoppas jag används, men alla är inte villiga till sådant. Jag har startat en så kallad “Google Groups”, men syftet kanske kommer i så fall vara mer medlemmarnas möjligheter att diskutera saker, än att vi från styrelsen trycker ut någon information där. Huruvida det är bra eller inte får vi se, den är inte lanserad, men vill du in där redan nu och skriva av dig så finns den på:
https://groups.google.com/forum/#!forum/brf-ekoxen
(Hur detta funkar än, vet jag inte. Jag är ny på Google Groups.)

Mvh // Rickard Uddenberg

* Twitter är inget vi använder eller tänker använda för dialog. Det är rent teknisk plattform för att ta 140 tecken och skicka ut till alla, så det syns. Då det syns på hemsidan behöver man inte ha Twitter heller. Man behöver inte ens veta vad det är. Surfa räcker.