BRF Ekoxen

Bostadsrättsföreningen Ekoxen, 769604-8953, Stockholm

Kallelse till Årsmöte 2020

Medlemmarna i Bostadsrättsföreningen Ekoxen (769604-8953) kallas härmed till ordinarie föreningsstämma för verksamhetsår 2019, den 5 oktober 2020 kl 18.30, i externa lokaler på Ekhagsvägen 4 (framsidan).

Förslag till dagordning, enligt våra stadgar:

  1. Stämmans öppnande.
  2. Val av stämmoordförande.
  3. Godkännande av dagordningen.
  4. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare.
  5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare.
  6. Fråga om stämman blivit i stadgeenlig ordning utlyst.
  7. Fastställande av röstlängd.
  8. Föredragning av styrelsens årsredovisning.
  9. Föredragning av revisorns berättelse.
  10. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning.
  11. Beslut om resultatdisposition.
  12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna.
  13. Fråga om arvoden åt styrelseledamöter och revisorer för nästkommande verksamhetsår.
  14. Beslut om antalet styrelseledamöter, suppleanter, revisorer och revisorssuppleanter.
  15. Val av styrelseledamöter och suppleanter.
  16. Val av revisorer och revisorssuppleant. 
  17. Val av valberedning.
  18. Av styrelsen till stämman hänskjutna frågor samt av föreningsmedlem anmält ärende enligt § 37.
    — (Inga inlämnade).
  19. Stämmans avslutande.

Mvh Styrelsen
Bostadsrättsföreningen Ekoxen

Möjlighet finns i mån av tid för eventuella frågor efteråt, men inget som kan föras till protokoll, eller som kan beslutas på detta möte. Tänk på att den nya styrelsen även bör hålla konstitutionerande möte direkt efteråt.

(Stämman hålls sent i år pga både på externa och interna utmaningarna med att få fram en korrekt årsredovisning.)

Arbete i undercentralen

Störningar i fastigheten, både ljud och varmvatten kan påverkas.

Vi kommer under närmaste tiden jobba med byta ut oljan i undercentralen. Detta kommer att påverka främst boende i 8an och även 10an, samt tillfälligt även varmvatten för alla boenden. Exakt tidplan kommer upp senare.

Arbetet kommer påbörjas den 17/9 och pågå under september och oktober.

Om det finns frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss!

Vänligen,
Julia Wennberg
julia@brfekoxen.com

Upprustning och plantering vid 4:ans gavel

Efter att ha arbetat för, och förberett detta i ett års tid, har styrelsen fattat ett enhälligt beslut om att rusta upp tomtmarken vid 4:ans gavel.
Anledningen till det är att:

  • Det dels är den del av vår mark som vi inte gjort något åt. Förutom gången som lagts för fem år sen.
  • Dels tycker vi att det finns ett stort behov av det. Det kommer att bli ytterligare ett lyft för vår förening och alla boende. Precis som upprustningen av baksidan blivit.
  • Det blir också en markering på att det är vår mark.

Anläggningsarbetet kommer att påbörjas måndag den 7/9 och kan komma att påverka framkomligheten vid gaveln. Arbetet kommer att ta max 5 dagar.

Därefter kommer planteringsarbetet utföras av trädgårdsdesigner Julia Grund från Slottsträdgården Ulriksdal.

Har du frågor om detta så kontakta Birgitta Kahlström i styrelsen.

Mejl: birgitta@brfekoxen.com

Mobil: 070 648 76 77

Analoga sändningar via ComHem upphör

Från den 8 september kommer ComHem inte längre sända ut några analoga kanaler i vårt utbud (gäller även FM-radio). Information om detta har visats rullande på tv-skärmen för de som är berörda och alltså tittar på någon analog kanal. Mer info finns på https://www.comhem.se/tv/digitalisering

Preliminär data år 2019

Ränteintäkterna är nästan lika stora som räntekostnaderna

Rickard Uddenberg

Preliminär data från året 2019 är nu klara. Jag har inte hunnit granska allt men tycker att alla kan få tillgång till dessa redan nu dock. Sammantaget är vi en föreningen med mycket god ekonomi, bättre än vi får betyg för.

Översikt intäkt- och kostnadsfördelning

Kommentarer och PDF-fil

Vår fina trädgård/baksida

Ett stort intresse, engagemang, mycket tid och arbete ligger bakom att vi nu har en väldigt fin trädgård. Naturligtvis har det även kostat en del pengar, dom allra flesta tycker dock att det var värt den kostnaden. Denna investering har ökat trivseln hos boende men också, i förlängningen, även höjt värdet på våra lägenheter. Vi har alla ett ansvar att vårda detta på bästa sätt.

Det är därför bra om alla tänker på dessa saker:

  • Att ta upp skräp från marken, gäller även framsidan och trappuppgångarna. Att inte slänga fimpar.
  • Att torka av trädgårdsmöblerna efter att du använt dom. Vissa perioder är det mycket fågelbajs på möblerna, då är det bra om vi hjälps åt att torka av dom då och då.
  • Att ställa tillbaka möblerna efter användandet.
  • Att när du grillar,stå en bit ifrån huset för att röken/lukten från tändvätskan inte ska störa någon.
  • Det finns grillar i 6:ans gamla soprum som alla får använda.Ställ in grillen dagen efter du använt den.Lämna aldrig tändvätska eller tändstickor ute! Vi förvarar tändvätskor i trädgårdsförrådet i 6:ans cykelrum.
  • Om du vill ha en större middag på baksidan så sätt upp info om det i trappuppgångarna.

Vi är ett fåtal som lägger ner mycket tid och arbete på skötsel av vår trädgård. Därför behöver vi fler som engagerar sig.

Detta har vi gjort dom senaste fem åren.

  • Låtit anlägga gången av betongplattor.
  • Låtit anlägga rabatterna.
  • Satt upp cykelställ vid 4: an
  • Köpt in trädgårdsmöbel från Carl Malmsten.
  • Rustat upp bänkborden genom att byta ut plankorna och låtit måla dom i samma gröna färg som på fastigheten.
  • Satt upp ny armatur/belysning både på baksidan och framsidan.
  • Satt upp spotlight som belyser eken vid 4:ans gavel.
  • Beställt skyltar Brf Ekoxen och satt upp.
  • Satt upp belysning på räcket vid 10:an och 4:an.
  • Köpt in alla dom grå krukorna som vi planterar säsongsväxter i
  • Rensat, förbättrat stenpartiet vid garageplanen 10:an
  • På framsidan har vi lyckats driva igenom att vi fick en ny buskplantering för några år sen. Tyvärr sköts den inte som man skulle önska.
  • Två spotlights är uppsatta i backen på Ekhagsvägen för att belysa ekarna där. Detta gjordes också på initiativ från oss.

Detta är saker som du kan hjälpa till med:

  • Rensa i rabatterna.
  • Klippa gräsmattan.
  • Vattna rabatterna och blommorna i krukorna.
  • Rensa gången från ogräs.
  • Sopa utanför portarna,gången och garageplanen vid 10:an.
  • Följa med och köpa in växter.
  • Hjälpa till att plantera växter.
  • Lägga ut ny jord i rabatterna vid behov.
  • Sköta om möblerna genom att torka av dom då och då.

Årsstämma i slutet av augusti

Tyvärr blir årsredovisningen klar så sent i år pga byte av ekonomiskt förvaltning att revisorn inte hinner granska den färdigt före semestrarna och vi tvingas flytta årsstämman till slutet av augusti. Exakt datum meddelas när det är bestämt och kallelse kommer 2-4 veckor innan.

Korta nyheter / Akuta SMS

Du behöver anmäl dig för akut information och korta nyheter via SMS!

Vi vet alla hur det är, man orkar inte med all information som man skulle behöva läsa, det är webben, nyhetsbrev (om man ens anmält sig till det), etc. Det finns sedan app-lösningar men då skall man installera den, och ha notiser påslaget, ytterliggare en app som tar ström och plats och fokus. etc.
– Vi har därför en lösning för att skicka ut kort information och akut information via SMS. MEN DU MÅSTE SJÄLV ANMÄLA DIG.

Skicka ett SMS till +46 76 519 53 15 med texten:
– FÖLJ #port #medlem namn
– medlem skall lägga till #medlem, annars inte.
– beroende på vilken #port du bor, lägger till ett av 4 följande alternativ: #4an / #6an / #8an / #10an.

Exempel:
– FÖLJ #6an #medlem Rickard
– FÖLJ #8an Fredrik
– DELETEME

Mer instruktioner finns på följande sida.
https://www.brfekoxen.com/information/sms-och-korta-nyheter/

Syftet är att skicka ut korta statusar, så som “Hissen står i 4an”, “Problem med bredbandet, lösning kommer”, “Problem med varmvattnet, lösning pågår”, “Varmvattnet löst”, “Glöm inte årsmötet” etc. Syftet är aldrig något längre. Vi kan också skicka akuta sms som går ut till alla via detta system. Korta nyheter har viss fördröjning.

Twitter är ingen tvåvägs-kanal för kommunikation. Vi använder den som enklare plattform, men förvänta inga svar eller någon, annat än undantagsvis möjligen. Använd i så fall mail eller vår facebook-sida.

Tänk på att du INTE KAN svara på SMS:et. Det är en envägskommunikation.

Cyklar förvaring och parkering

Vi har fått klagomål från föreningar runt omkring på att man från oss använder deras cykelställ. Vi har 2 cykelrum, ett i 10an och ett i 6an. Samt flera platser utanför på vår trädgårdssida. Använd dessa i stället för att ställa din cykel på någon annan förenings område.

Årsstämma senareläggs

Vi har valt att senarelägga årets föreningsstämma till slutet av juni, kallelse kommer skickas ut enligt stadgarna när datum är satt. På grund av rådande corona-pandemi är rekommendationen att man skjuter på årsstämmorna så långt man bara kan. Stadgarna säger visserligen maj, men enligt lagen går det att sträcka sig till sista juni. Vi kommer även se över möjligheter att erbjuda uppkoppling på distans. Ett annat skäl till att senarelägga stämman är också att det ger oss tid att sammanställa årsredovisningen. Vi har bytt leverantör av årsbokslutet och det har inte gått riktigt så smidigt som vi hoppats men vi jobbar på att få det klart.

Mätningar på vår mark och byggnad

Snart påbörjas arbetet med att bygga en eltunnel i direkt närhet till Ekhagen som en del av projektet Stockholms Ström. Vi håller just nu på att få två mätrör nedgrävda på baksidan som mäter förändringar i grundvattennivån och hur det påverkar våra energibrunnar. Det kommer även sättas mätare på själva byggnaden för att registrera eventuella sättningar i grunden.

Hissen trasig på 6:an

Hissen på Ekhagsvägen 6 är trasig och kommer delvis att behöva bytas ut. Det kommer tyvärr ta minst 2-3 veckor att åtgärda.

Arbetet kommer att påbörjas under vecka 18 och ta ca 2 veckor. Det har tagit lite mer tid än först beräknat eftersom vi ville in fler offerter på uppdraget. För att det inte ska dra ut ytterligare på tiden kommer renoveringsarbetet ske även på kvällar och helger, men inga störande moment utföras utanför utanför normal arbetstid. Hissen kommer få nytt styrsystem och dessutom ställs det då krav på att hissen utrustas med heltäckande innerdörr (istället för gallergrind) och nödtelefon.

Skriv motioner

Snart börjar det närma sig dags för årsstämma i år igen. Förhoppningsvis blir vi inte sena som förra året, men det finns utmaningar med att få allt på plats med den nya ekonomiska förvaltning, och de skall göra bokslut på den gamla förvaltarens ekonomi.

Det är alltså hög tid att skriva motioner till året stämma. Vi fick förra året in tre motioner varav en röstades för.

Tänk på att vi som styrelse skall hinna besvara dessa och föreslå någon form av beslut.

Tänk på att:
få med tydlig vad som beslutas i en avslutande “att”-sats
– skicka gärna in som word och pdf, så vi kan göra en web-version utan namn. (Inte krav men lättare så för oss. PDF är den vi delar ut och arkiverar, word är den vi editerar bort personuppgifter och lägger på hemsidan.)
– det vi beslutar är de förslag som är utskickade, vi kan inte ändra något under stämmans gång. Protokollet kan bara säga Ja/Nej till de beslut som ligger i Att satserna.

Mvh // Rickard

Sena hyresavier

Med anledning av bytet av förvaltare kommer första kvartalets månadsavier bli sena. Det gäller hyresgäster så väl som medlemmar.

Vi prioriterar att få dessa rätt i stället för ut och fel.

Inga påminnelser med avgifter etc kommer gå ut.

Mvh // Styrelsen

Regler vid renovering

Då det varit en del problem i samband med renoveringar kommer vi nu att skärpa reglerna.

Styrelsens godkännande krävs vid följande ingrepp, även om ni har fått bygglov för ändringen.

  • Ingrepp i bärande konstruktion, såsom en bärande vägg.
  • Ändringar i befintliga ledningar gällande värme, vatten och avlopp. Detta avser t.ex förflyttning av våtutrymme, toalett eller kök. 
  • Större ingrepp som förändrar planlösningen på lägenheten, t.ex uppsättning av dörrar eller rivning av vägg.  
  • Förändringar som påverkar eller kan påverka ventilationen.

Renovering som inte kräver styrelsens godkännande är:

  • Ytbehandlingar av golv/tak och väggar som inte är våtutrymme. 
  • Byte av befintliga vitvaror
  • Ändringar av ej permanenta el-installationer.

Denna lista kommer att uppdateras med mera information om vad som inte kräver styrelsens godkännande.

Innan renovering

  • Skicka in en ombyggnads anmälan till styrelsen på mail : styrelsen@brfekoxen.com med rubrik “Ombyggnads anmälan” med information om objektnr (börjar på 171-xxxxxx)
  • Sätt upp information i din trappuppgång samt den närliggande trappuppgången med information angående
  • Hur länge renoveringen kommer att pågå.
  • Om du har anlitat byggare, så skall kontaktuppgifter till dessa samt till dig vara synliga.
  • Skydda trappuppgången från slitage av renoveringen, om större slitage sker på grund av renoveringen så är det du som renoverar som är återbetalningsskyldig för återställningen av trappuppgången. Detta gäller även hissen i 4:an och 6:an.

Under renovering

  • Följande byggtider gäller vardagar 07:30 – 18:00 
  • Renovering utan entreprenad, dvs du som medlem gör jobbet får ske på helger. Men ha tiderna i åtanke och att många grannar gärna vill ha det lugnt på helgerna. 
  • Allt arbete, oavsett om du gör det själv eller anlitar hantverkare. Skall utföras på ett fackmannamässigt sätt och måste dokumenteras.
    • Dokumentation kan innebära kvitton på inköp, instruktionsmanualer, fotografering och beskrivning av moment.
    • Fackmannamässigt innebär bland annat att entreprenören/du ansvarar för att renoveringen utförs på ett sätt som man kan kräva av en normalt kunnig och skicklig fackman. 
    • Elinstallationer skall alltid utföras av en behörig elinstallatör. Det är förbjudet enligt lag att själv göra elinstallationer.
    • Renovering av våtytor måste ske efter GVK/Säker Vatten standard, mer info kan hittas på gvk.se eller sakervatten.se
  • Byggavfall får max stå 24 timmar på kommunal mark, framsidan, om det ska stå längre krävs tillstånd från Polisen.
  • Byggavfall får ej stå inom föreningens fastigheter, såsom källare / allmänt förråd / trappuppgång eller liknande. Om detta sker kommer bortforsling bekostas av medlemmen.

Tips!

Kontakta styrelsen, för närvarande Birgitta, om vart man kan ställa byggavfall på framsidan!

Allmänna regler

  • Du får ej göra ingrepp som påverkar annan medlem på ett negativt sätt.
  • Styrelsen har rätt att låta besiktiga renoveringen efter arbetet är utfört.

Denna lista kommer att uppdateras med mera information om allmänna regler.

Kommentar från Birgitta

Brf Ekoxen som är den största bostadsrättsföreningen i Ekhagen består av två
huskroppar som sitter ihop. Port 4 och 6 ritades av arkitekt Björn Hedvall och är mer påkostade med bl.a hissar och trappuppgångar med större ljusinsläpp. Lägenheterna ser olika ut jämfört med de i 8:an och 10:an som ritades av Sten Lindgren. Husen är byggda i funkisstil och uppfördes mellan 1935 – 1939.

Ekhagen är grönklassat, vilket innebär att bebyggelsen bedöms vara särskilt värdefull ur kulturhistorisk, historisk, miljömässig eller konstnärlig synpunkt.
Detta skulle jag önska att fler hade i åtanke innan man börjar renovera. Det är stor omsättning i en del lägenheter, många bor här en kort tid och gör stora
ingrepp i lägenheterna. Fastigheten ska finnas kvar många år framåt och vem vet hur alla dessa ingrepp påverkar den i långa loppet, förutom det estetiska.
Tyvärr har jag själv sett lägenheter som är sönderrenoverade då man helt
saknat känsla och respekt för detta område och vad som passar.

Min förhoppning med denna information är att det gör att man tänker till innan man börjar renovera.

Tips!

Om du ska anlita entreprenör, se alltid till att dessa följer branschstandarder och har behörigheterna som krävs och dessa behörigheter är uppdaterade. Det kan man göra genom att skicka in ett RO-formulär till konsumentverket för att få all info om entreprenören.Mer info om att anlita hantverkare kan man hitta på: https://www.konsumentverket.se/globalassets/publikationer/produkter-och-tjanster/boende-och-hantverkstjanster/tips-till-dig-som-ska-anlita-bygghantverkare.pdf

Fjärrvärmen – vad händer?

Vi har dessvärre vissa fördröjningar med installationen av en ny undercentral för att kunna ta emot fjärrvärme och kasta ut oljan och oljebrännarna.

Vi behöver för ombyggnationen och optimeringarna av våra utrymmen göra en ansökan mot kommunen för ombyggnationen. Detta inklusive andra ärenden som drar tid gör att det hela är fördröjt.

Projektet löper dock på och jag hoppas att vi skall vara 100% fosilfria i vår energiförsörjning till årsskiftet, men det är inte säkert. Oavsett vad så har vi ett lager av olja som är mycket olönsamt att inte använda upp.

Senaste planeringen blir något liknande, med två rum och ett förråd som blir uthyrningsbara.

Dags för autogiro?

EDIT (2019-10-13): Pausat! Vi byter förvaltare… Ny info kommer senare.

Information om hur du skaffar autogiro finns nu upplagt på hemsidan.
https://www.brfekoxen.com/information/autogiro-e-faktura/

Orolig för att det är slut på kontot när autogirot skall dras?

Tipset är att ha ett separat konto för dina autogiron som du föröver pengar till automatiskt den 26:e. Då ligger pengarna reserverade där för detta ändamål redan från start. Och du behöver inte vara orolig för att du missar något som skall dras, och full koll på autogiro-dragningarna och beloppen som finns där. Bra va’?

Planerad service på bredbandet på natten 3/10.

Bahnhof kommer att utföra ett servicearbete som påverkar tjänster som transporteras via samt finns anslutna i Stockholm.

Detta kan komma att innebära nedtid för icke-redundanta tjänster under följande period:
Start: 2019-10-03 00:01
Stop: 2019-10-03 05:00
Förväntad nedtid: 3 tim

Vi beklagar eventuella olägenheter detta arbete medför er.
Med vänlig hälsning
Bahnhof AB

RFI Upphandling Ekonomisk Förvaltning

Efter många utmaningar med problem och möten med Casten Von Otter och hans anställda försökt med nuvarande förvaltning Brain Accounting, att få dem att automatisera, effektivisera, olika möjligheter till selfservice och bristande kvalitet i bokföring inte fått någon förbättring. Vi kommer nu därför titta efter andra förvaltare. Man påpekar att vi är en olönsam kund, när problemet ligger i bristande kvalitet och att vi hela tiden måste manuellt fråga dem om information i stället för portaler med publicerad information eller tillgång till systemen direkt av styrelsen.

Vi tror nu vi har lyckats beskriva vad vi (och säkert många andra) vill ha och därför en rätt lösning. Vi lägger därför ut en RFI, det är vi i praktiken går ut med “vad tycker ni?”. Så vad tycker du som medlem? Känner du någon förvaltare du tycker borde svara, här är informationen.

https://docs.google.com/document/d/e/2PACX-1vRXtmDe2GTgjupUKlr3FXOPL-NfzFM8CGBJYCSS4snsjQdC78z2hIgfFP6ke8W2UaeVXSXzmV6xUMw-/pub

Jag har skrivit den så som jag själv önskar både få service och som jag själv skulle utforma tjänsten och leverera detta till en bostadsförening.

Inför kylan, ni som haft problem med elementen..

Ni som haft problem med element eller värmen, kontakta styrelsen snarast är ni snälla. Vi går igenom problemen inför vintern. Sen är det försent.

Maila in och beskriv ditt problem så noga du kan.

Tack på förhand.

Lenhovda sektionsradiator

Sida 1 av 17

Drivs med WordPress & Tema av Anders Norén